RODO a dokumentowanie stażu kapitańskiego
Sternik zbierający staż kapitański albo egzaminator dokumentujący własne rejsy zwykle skupia się na tym, aby prawidłowo wykazać trasę, czas żeglugi, jednostkę i pełnioną funkcję. Problem pojawia się wtedy, gdy wymagany wzór karty rejsu zawiera również dane osobowe całej załogi - a to on staje się ich administratorem.
Sternik jako administrator danych osobowych
Jeżeli organizujesz rejs, zbierasz dane uczestników i samodzielnie decydujesz o sposobie ich wykorzystania, działasz jako administrator danych osobowych. Nie ma znaczenia, czy prowadzisz działalność gospodarczą, szkołę żeglarską albo fundację - administratorem może być również osoba fizyczna organizująca rejs we własnym zakresie - tzw. rejs "składkowy".
Wzory PZŻ i PZMWiNW zawierają dane załogi
Oba związki oczekują dokumentowania stażu na kartach rejsu przygotowanych według określonych wzorów. Karty te zawierają nie tylko informacje o jednostce, trasie, czasie żeglugi, prowadzącym i charakterze rejsu, ale również pola dotyczące członków załogi - to właśnie ten fragment dokumentu rodzi największe wątpliwości z perspektywy ochrony danych osobowych. Sternik składający dokumentację własnego stażu przekazuje bowiem do związku sportowego nie tylko informacje o sobie, ale również dane innych osób, które uczestniczyły w rejsie.
Sama obecność na rejsie nie oznacza zgody na przekazanie danych
Uczestnik przekazuje sternikowi swoje dane, żeby zostać wpisanym na listę załogi, otrzymać opinię z rejsu, pozostawać w kontakcie z organizatorem albo spełnić wymagania armatora lub portu - nie oznacza to automatycznie zgody na przekazanie tych danych do PZŻ lub PZMWiNW. To odrębny cel przetwarzania i odrębny odbiorca danych.
Uczestnik powinien wiedzieć: jakie dane zostaną przekazane, do którego związku, w jakim celu, przez kogo, oraz czy może odmówić. Zgoda nie powinna być ukryta w ogólnym regulaminie ani traktowana jako automatyczny warunek udziału w rejsie.
Zanonimizowana karta rejsu w Nautime
Najprostszym rozwiązaniem jest oddzielenie dwóch rzeczy: dokumentowania rejsu i stażu sternika od ujawniania danych osobowych całej załogi. Do potwierdzenia, że rejs się odbył, nie zawsze jest konieczne przekazywanie nazwisk wszystkich uczestników.
Zanonimizowana karta rejsu zawiera wszystkie informacje potrzebne do opisania przebiegu rejsu - dane jachtu, port rozpoczęcia i zakończenia, daty, trasę, liczbę godzin żeglugi, dane prowadzącego i liczbę uczestników - ale nie ujawnia danych osobowych członków załogi. W miejscu listy załogi znajduje się informacja, że dane uczestników zostały zanonimizowane na ich życzenie.
Karta rejsu nadal dokumentuje rejs. Nie ujawnia jednak więcej danych, niż jest to konieczne.
Przykładowe dokumenty generowane przez Nautime:
Czy związki akceptują karty bez danych załogi? Tak. Zarówno PZŻ, jak i PZMWiNW otwarcie potwierdziły, że akceptują karty rejsu wystawione bez danych osobowych załogi. Oba związki wskazują również, że nie prowadzą kontroli krzyżowych polegających na porównywaniu opinii przedstawionej przez konkretnego załoganta z kartą rejsu złożoną przez kapitana oraz listą osób biorących udział w danym rejsie. Brak danych załogi na karcie jest traktowany jako świadoma decyzja osoby składającej dokumentację.
Odpowiedź PZMWiNW
Odpowiedź uzyskana w trybie dostępu do informacji publicznej.
Co to oznacza dla sternika zbierającego staż kapitański?
Masz do wyboru dwa sposoby przygotowania karty rejsu.
Karta z danymi załogi
Możesz przekazać dane uczestników, jeżeli masz odpowiednią podstawę do ich udostępnienia związkowi.
- Uczestnicy poinformowani o celu przekazania
- Jasny odbiorca danych
- Określony zakres przekazywanych informacji
- Jasny sposób wykorzystania danych
Karta zanonimizowana
Jeżeli nie masz podstawy do przekazania danych albo uczestnicy nie chcą, aby ich dane trafiały do związku.
- Dokument nadal zawiera informacje o rejsie, jednostce, trasie i prowadzącym
- Zamiast danych uczestników - ich liczba i informacja o anonimizacji
- Bez ręcznego usuwania danych z gotowego formularza
Egzaminator dokumentujący własny staż znajduje się w podobnej sytuacji - jeżeli organizuje rejs i zbiera dane uczestników, sam odpowiada za ich późniejsze wykorzystanie. Również w tym przypadku zanonimizowana karta rejsu pozwala rozdzielić potwierdzenie przebiegu rejsu od ujawnienia tożsamości wszystkich osób na pokładzie.
Jak Nautime pomaga uporządkować ten proces?
Podczas generowania dokumentów Nautime przygotowuje dwa warianty karty rejsu: kartę zawierającą dane załogi i kartę zanonimizowaną. Kapitan sam decyduje, który dokument chce wykorzystać.
Jeżeli uczestnik nie zgadza się na przekazanie swoich danych do PZŻ lub PZMWiNW, powinien poinformować o tym organizatora rejsu - sternik może wtedy skorzystać z wersji zanonimizowanej bez ręcznego usuwania danych z gotowego formularza.
Dokumentowanie własnego stażu nie powinno oznaczać automatycznego ujawniania danych całej załogi.
Organizator rejsu jest administratorem danych uczestników
To on odpowiada za to, czy ma podstawę do przekazania ich danych PZŻ lub PZMWiNW. Wzory kart rejsu obu związków zawierają pola dotyczące załogi, ale związki potwierdzają, że:
Akceptują karty bez danych osobowych uczestników
Nie prowadzą kontroli krzyżowych pomiędzy opiniami a listami załogi
Traktują anonimizację jako świadomą decyzję sternika
Nautime umożliwia wygenerowanie zanonimizowanej karty rejsu dla PZŻ i PZMWiNW razem ze standardowym kompletem dokumentów - dzięki temu sternik może udokumentować własny staż, nie przekazując danych załogi bez jej wiedzy i zgody.
Udokumentuj swój staż bez ujawniania danych załogi
Wybierz kartę z danymi albo zanonimizowaną - decyzja zawsze należy do Ciebie.
Wygeneruj kartę rejsu